Управляйте документооборотом от согласования до выполнения работ, актирования и взаиморасчетов
В единой системе
60%
экономия времени
70%
снижение ручных операций
50%
сокращение ошибок
80%
ускорение сверки документов
Полное внедрение готового решения Управление документооборотом за 3 недели
Неделя 1
Старт работ. Внесение и настройка типов документов в MACRO
Неделя 2
Уточнение процессов, выдача доступов и настройка цепочек процессов в системе
Неделя 3
Обучение пользователей работе в системе. Запуск опытной эксплуатации решения
Для кого
Для генерального директора, собственника
Единая картина по договорам, выполнению работ, актированию и оплатам
Понимание, где остановился процесс и как задержка влияет на сроки и деньги
Контроль просрочек и незакрытых обязательств без ручного сбора информации
Быстрые управленческие решения на основе актуальных данных
Для финансового директора, руководителя финансового блока
Единая картина по выполнению работ, актированию и оплатам
Контроль авансов, удержаний, задолженности и остатка по каждому договору
Проверка оснований для оплаты и комплектности документов
Сокращение ручной сверки договоров, актов, оплат и отдельных таблиц
Для сотрудников юридического, договорного отдела
Контроль согласования документа от подготовки до подписания
Понятные сроки, участники и ответственность на каждом этапе
Единые требования к реквизитам, файлам и комплектности документов
Актуальные версии, замечания и история согласования без ручных запросов по статусу
Для инженера ПТО, ответственного за акты
Контроль плановых и фактически выполненных объемов по каждому договору
Подготовка и согласование КС-2/АВР и КС-3 в связке с условиями договора
Понимание, какие работы уже приняты и какой объем еще предстоит закрыть
Сокращение ручной сверки договоров, актов, оплат и подтверждающих документов
Мне это интересно
Заполните форму, наш специалист перезвонит вам и проведёт демонстрацию в удобное для вас время
Договоры, дополнительные соглашения и акты неделями переходят между участниками. Вместе с согласованием откладываются подписание, начало работ, закрытие обязательств и оплата.
Руководитель не понимает, у кого находится документ, какое действие ожидается и сколько времени он проводит на текущем этапе. Чтобы найти причину задержки, приходится вручную опрашивать участников.
Согласование ведется через почту, мессенджеры и устные договоренности. Сроки не контролируются, напоминания зависят от сотрудников, а документ может остаться без дальнейшего движения.
Обязательные реквизиты, вложения и условия проверяются вручную. Ошибки часто обнаруживаются на последних этапах, после чего документ возвращается на доработку и повторно проходит согласование.
Работы, объемы, цены и сроки зафиксированы в договоре, а планы выполнения, акты и данные проекта ведутся отдельно. Возникают расхождения и споры о том, какие условия и объемы действуют сейчас.
Подписанный договор не показывает, что уже выполнено, заактировано и оплачено, какие авансы и удержания учтены и какой объем еще предстоит закрыть. Для ответа приходится собирать данные из нескольких систем.
Согласование документов затягивается
Не видно, где остановился процесс
Ответственность за следующий шаг размыта
Документы возвращаются из-за неполного комплекта
Договор существует отдельно от его исполнения
Нет единой картины по выполнению и взаиморасчетам
Мы решаем главные проблемы в эффективном управлении документооборотом
10 выгод при подключении Управления документообортом
1
Быстрый старт и моментальная эффективность
Система запускается на действующих документах и уже понятных маршрутах согласования. Сотрудники могут сразу работать с реальными договорами, актами и дополнительными соглашениями без переноса всего архива и полной перестройки процессов.
Результат
Быстрый запуск и первый эффект без остановки текущей работы
2
Единый реестр документов и контроль статусов
Договоры, акты, дополнительные соглашения и другие документы собраны в одном реестре. По каждому документу видны проект, контрагент, сумма, статус, ответственный, текущий этап и просрочка.
Результат
Руководитель сразу понимает, какие документы идут по процессу, а где нужна реакция
3
Гибкое согласование и управление ответственными
Документы проходят по маршрутам, настроенным под правила компании. Можно контролировать у кого сейчас документ, сколько времени он находится на этапе и где согласование задержалось. Отчет об эффективности процессов в документах показывает, как проходят согласования, где возникают задержки и какие этапы требуют внимания.
Результат
Виден весь путь согласования: текущий этап, ответственный, принятые решения и следующий шаг по документу
4
Контроль комплектности и единые требования
Для документа можно задать обязательные требования: параметры, описания, вложения и файлы, без которых документ не должен двигаться дальше по процессу. Это помогает проверить комплектность заранее, а не на последнем этапе согласования.
Результат
Меньше возвратов на доработку, так как неполный комплект и ошибки устраняются до запуска следующего шага
5
Электронный документооборот (ЭДО)
В карточке документа хранятся рабочие версии, вложения, приложения и итоговые файлы. В модуле ЭДО можно работать с документами из Диадока, связывать их с договорами и актами, подписывать электронной подписью или отклонять.
Результат
Актуальная версия и статус документа всегда под рукой, а путь от получения до подписания становится короче
6
Управление условиями договора и изменениями
В предмете договора фиксируются работы, материалы или услуги: объемы, единицы измерения, цены, суммы и сроки. Если условия меняются, изменения можно вести через дополнительные соглашения.
Результат
Договор связан с тем, что должно быть выполнено, а изменения условий не теряются в отдельных файлах и переписке
7
Контроль исполнения договора до актирования
По договору можно вести план выполнения работ: что должно быть выполнено, в каком объеме и в какой период. Планы можно смотреть в карточке договора и в отдельном реестре.
Результат
Заранее видно, какой объем должен быть выполнен, и что далее закроется актами
8
Актирование и взаиморасчеты без ручной сверки
Система помогает вести акты выполненных работ, КС-2, АВР и КС-3 в связке с договором, объемами, суммами и статусами согласования. Также можно контролировать авансы, удержания, оплаты и остаток к оплате.
Результат
Закрытие периода становится прозрачнее, так как договор, акты и расчеты связаны между собой
9
Контроль закрытых объемов и давальческих материалов
После актирования важно видеть не только отдельный акт, а всю картину по исполнению: какие объемы уже закрыты, что осталось выполнить и какие материалы еще числятся за подрядчиком. Отчеты по закрытым работам и давальческим материалам помогают сверить договоры, акты, переданные материалы, использование, возвраты и остатки.
Результат
Руководитель быстрее понимает, где остались незакрытые обязательства, расхождения по объемам или остатки материалов
10
Аналитика и дашборды
Система позволяет создавать собственные аналитические дашборды с любыми срезами данных — по документам, проектам, статусам, срокам, ответственным, актам и отклонениям. Вы всегда видите актуальные показатели в удобном виде. MacroData обеспечивает централизованное хранение и анализ данных, предоставляя персональную клиентскую базу для подключения внешних BI-систем и создания уникальных аналитических дашбордов. Подробнее
Результат
Прозрачная аналитика, которая помогает принимать стратегические решения на основе твердых данных
Масштабируемость
Возможность быстрого и бесшовного подключения следующих модулей
Проекты
Финансы
Сметы
Снабжение
Документооборот
Тендеры
Интеграции
Оставьте заявку
и узнайте как эффективно управлять документооборотом уже сейчас
и узнайте как эффективно управлять документооборотом уже сейчас
Сделайте первый шаг к эффективной автоматизации стройки
Заполните форму и получите демо-доступ к системе со специалистом
Закажите звонок
Заполните форму, и наш специалист свяжется с вами